Unternehmerische Verantwortung mit einem Social Compliance Audit

5 Schlüsselverfahren bei einer Prüfung der Einhaltung sozialer Standards

• Sind Sie sicher, dass Ihre Zulieferer ihre Arbeitnehmer nicht misshandeln?

• Halten sich Ihre Lieferanten an die lokalen Arbeitsgesetze?

• Wissen Sie, ob Ihre Produkte in einem sicheren Umfeld hergestellt werden, in dem die Menschenrechte nicht verletzt werden?

• Diese und weitere wichtige Fragen können Sie mit einem Social Compliance Audit beantworten

In diesem Artikel erläutern wir, was eine Prüfung der Einhaltung sozialer Standards ist und welche fünf wichtigen Verfahren immer zu einer Prüfung gehören.

Was ist ein Social Compliance Audit?

Ein Social Compliance Audit, auch bekannt als Ethik-Audit, ist ein Audit eines externen Produktionsbetriebs, einer Fabrik, eines Bauernhofs oder einer Verpackungsanlage, um zu überprüfen, ob der Betrieb soziale und ethische Verantwortlichkeiten, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sowie Arbeitsgesetze einhält.

Wie wird ein Social Compliance Audit durchgeführt?

Um Transparenz zu gewährleisten, werden Prüfungen der Einhaltung sozialer Standards in der Regel von unabhängigen Prüfern durchgeführt, die eine Reihe internationaler Standards befolgen. Diese Standards können je nach Standort der Einrichtung und der Art der erforderlichen Prüfung variieren.

Zu den internationalen Standards für die Prüfung der Einhaltung sozialer Standards gehören:

• SA 8000 - der führende soziale Zertifizierungsstandard für Fabriken und Organisationen weltweit

• Sedex Members Ethical Trade Audit (SMETA)

• amfori BSCI - eine Business Social Compliance Initiative zur Einhaltung sozialer Standards und Verbesserungen in den Fabriken und Betrieben

• ILO-Initiative für ethischen Handel

• Responsible Jewellery Council (RJC)

• Initiative für Compliance und Nachhaltigkeit (ICS) - Französischer Verband für Handel und Vertrieb (FCD)

5 Schlüsselverfahren bei einer Prüfung der Einhaltung sozialer Standards

Die Audits können im Voraus geplant oder unangekündigt durchgeführt werden. Der genaue Ablauf eines Sozialaudits kann je nach den verwendeten Standards unterschiedlich sein, umfasst aber immer die folgenden Hauptverfahren:

1. Eröffnungssitzung

2. Gesundheit & Sicherheit Tour

3. Überprüfung der Mitarbeiterdokumentation

4. Mitarbeiterbefragungen

5. Abschließende Sitzung

1. Eröffnungssitzung

Bei unangekündigten Audits erklären die Auditoren den Verantwortlichen der Einrichtung den Zweck ihres Besuchs und legen einen Zeitpunkt für den Beginn des Audits fest, der kurz nach ihrer Ankunft liegen sollte.

Der Betriebsleiter und die Personalverantwortlichen sollten bei der Eröffnungsbesprechung anwesend sein. Wenn dies nicht möglich ist, muss der Vertreter des Unternehmens eine Person sein, die befugt ist, die erforderlichen Dokumente vorzulegen und die Fragen des Prüfers zu beantworten.

Mögliche Probleme

Wenn die Verantwortlichen der Einrichtung die Prüfung nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zulassen, wird das Ereignis als Prüfungsverweigerung registriert.

2. Gesundheit & Sicherheit Tour

Dadurch erhalten die Auditoren einen Einblick in die physischen Arbeitsbedingungen sowie in Gesundheits- und Sicherheitsprobleme. Sie inspizieren die gesamte Einrichtung, einschließlich des Produktionsbereichs oder der Fabrikhalle, des Lagers und der Kantine. Wenn die Mitarbeiter im Betrieb wohnen, was in Asien üblich ist, sollten die Prüfer auch die Schlafsäle inspizieren.

Checkliste für Gesundheit und Sicherheit auf der Tour

Bei einer Begehung überprüfen die Prüfer in der Regel folgende Punkte:

• Ausreichend Platz, um sich zu bewegen und in den Produktionsbereichen zu arbeiten

• Angemessene Belüftung

• Leicht zugängliche Notausgänge

• Sanitäre Einrichtungen in Cafeterias und Toiletten

• Zugang zu Trinkwasser

• Freiliegende oder nicht gekennzeichnete elektrische Leitungen

• Exposition gegenüber Chemikalien

• Persönliche Schutzausrüstung

• Notfallplan

• Feuerlöschgeräte und Evakuierungspläne

Potenzielle Gesundheits- und Sicherheitsprobleme

Zu den häufigsten Problemen, die bei Rundgängen zum Thema Gesundheit und Sicherheit festgestellt werden, gehören:

• Mangel an geeigneter Sicherheitsausrüstung

• Freiliegende oder nicht gekennzeichnete elektrische Leitungen

• Chemikalien, bei denen Warn- und Informationsetiketten fehlen

• Mangel an angemessener persönlicher Schutzausrüstung (PSA)

3. Überprüfung der Mitarbeiterdokumentation

Die Prüfer für die Einhaltung der Sozialvorschriften nehmen Einsicht in die Beschäftigungsunterlagen und die damit zusammenhängenden Dokumente, um die Einhaltung der Arbeitsvorschriften zu überprüfen.

Eine gründliche Untersuchung verschafft den Prüfern einen Überblick über die offizielle Einstellungs- und Entlassungspolitik der Einrichtung und kann Probleme in Bezug auf Mindestlohn, Arbeitszeiten, Überstunden, Diskriminierung und Disziplinarmaßnahmen ans Licht bringen.

Die Transparenz bzw. der Mangel an Transparenz in der Buchführung der Einrichtung gibt den Prüfern einen Hinweis auf die Politik der Leitung und darauf, wie sich diese Politik auf die Einstellung und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter auswirken könnte.

Beispiele für Checklisten zur Mitarbeiterdokumentation

• Anwesenheitslisten der Mitarbeiter

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die letzten 6 bis 12 Monate

• Arbeitsverträge

• Gehaltsabrechnungen für Haupt- und Nebenzeiten, einschließlich Überstundenzahlungen und -abzüge

• Tägliche Start- und Endzeiten für Arbeitnehmer

• Zahlungen der Sozialversicherung

• Produktionsaufzeichnungen (werden die Arbeiter pro Produktion oder pro Stück bezahlt?)

• Etwaige behördliche Freistellungen oder Sondergenehmigungen für Arbeitszeiten außerhalb der gesetzlichen Standardgrenzen

Mögliche Probleme bei der Mitarbeiterdokumentation

Bei der Überprüfung der Mitarbeiterdokumentation werden häufig folgende Probleme festgestellt:

• Handschriftliche Anwesenheitslisten, die nicht überprüft werden können

• Die geleisteten Arbeitsstunden stehen nicht im Einklang mit den regionalen Arbeitsgesetzen

• Fehlende Dokumentation des Altersnachweises

• Unklarheit über die Bezahlung der Arbeitnehmer

4. Mitarbeiterbefragungen

Die Prüfer befragen nach dem Zufallsprinzip ausgewählte Mitarbeiter, um einen besseren Einblick in ihre Arbeitsbedingungen und, falls die Mitarbeiter in der Einrichtung wohnen, auch in ihre Lebensbedingungen zu erhalten.

Die Gespräche sollten freiwillig und unter Ausschluss der Öffentlichkeit, d. h. ohne Anwesenheit der Geschäftsleitung oder anderer Mitarbeiter, geführt werden. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, über schlechte Behandlung oder Missstände zu sprechen, die eine weitere Untersuchung rechtfertigen könnten.

Die Compliance-Prüfer stellen Fragen zur Einstellungs- und Entlassungspolitik, zu Arbeitszeiten und -bedingungen, zur Beschäftigungsdauer und zum Verständnis der Mitarbeiter für Disziplinarmaßnahmen.

5. Abschlusstreffen

Zum Abschluss des Besuchs treffen sich die Konformitätsprüfer mit der Betriebsleitung, um mögliche Verstöße zu besprechen und Verbesserungsmaßnahmen vorzuschlagen.

Welche Probleme führen zu einer nicht bestandenen Prüfung der Einhaltung sozialer Standards?

Ein nicht bestandenes Audit bedeutet, dass in der Fabrik unannehmbare Bedingungen festgestellt wurden. Dabei kann es sich um Bedingungen handeln, die in den Augen der örtlichen Behörden als illegal und/oder in den Augen Ihres Verbrauchermarktes als unmoralisch gelten. Hier sind fünf wichtige Verstöße, die eindeutig zu einem nicht bestandenen Audit führen würden:

Kinderarbeit

Da die Arbeitsgesetze von Land zu Land unterschiedlich sind, ist es möglich, dass die in der Fabrik beschäftigten Personen jünger sind als das Mindestalter in Ihrem eigenen Land. In manchen Fällen ignorieren skrupellose Fabrikbetreiber jedoch sogar die lokalen Arbeitsgesetze und beschäftigen Kinder, die nach allen Maßstäben als minderjährig gelten.

Zwangsarbeit

Selbst wenn die Mitarbeiter unter unzumutbaren Bedingungen arbeiten oder einen geringen Lohn für ihre Arbeit erhalten, bedeutet eine Standardvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass der Arbeitnehmer sich frei für die Arbeit in der Fabrik entschieden hat und sein Arbeitsverhältnis kündigen kann. Wenn die Mitarbeiter jedoch nicht die Freiheit haben zu kündigen oder der Fabrikbetreiber ihre Ausweise oder Pässe einbehält, handelt es sich um Zwangsarbeit und würde bei einer Prüfung der Einhaltung der Sozialvorschriften durchfallen.

Sicherheitsgefahren

In Europa und den USA werden die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften streng durchgesetzt, und die Arbeitnehmer kennen ihre Rechte, aber in vielen Ländern sind die Arbeitnehmer einem hohen Verletzungsrisiko durch gefährliche Maschinen, beengte Verhältnisse und fehlende Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren für Notfälle ausgesetzt.

Körperliche Misshandlung

Beweise dafür, dass der Hersteller Mitarbeiter misshandelt oder körperlich bestraft, können bei der Befragung der Mitarbeiter ans Licht kommen.

Bestechung

Ein Zulieferer, der sich nicht an die Vorschriften hält, hat möglicherweise die örtlichen Behörden bestochen, damit sie ein Auge zudrücken, und könnte versuchen, auch die Prüfer für die Einhaltung der Sozialvorschriften zu bestechen. Dies sollte natürlich dazu führen, dass der Lieferant das Audit nicht besteht. Ein zuverlässiges Prüfungsunternehmen muss über strenge Anti-Korruptionsverfahren verfügen, um die Integrität und Objektivität der Prüfer zu gewährleisten.

Warum brauchen große Marken Social Compliance Audits?

Laut dem jüngsten Risiko-Index-Bericht der British Standards Institution (BSI) entfallen 48 % der weltweiten Bekleidungsproduktion, 53 % der weltweiten Bekleidungsexporte und 26 % der gesamten Elektronikexporte auf gefährdete Länder.

China, Indien, Vietnam, Bangladesch und Myanmar gelten laut Forbes als die fünf Länder mit dem höchsten Risiko für Menschenrechtsverletzungen. Weitere Hochrisikoländer sind Syrien, Ägypten, Libyen, Mali und Guinea-Bissau.

Der BSI-Bericht warnt auch davor, dass die Bemühungen der asiatischen Regierungen, ihre Wirtschaft anzukurbeln, dazu führen, dass Kinderarbeit in den Lieferketten immer häufiger missbraucht wird.

Infolgedessen müssen nun alle großen britischen Unternehmen im Rahmen ihrer Verpflichtungen nach dem Modern Slavery Act offenlegen, was sie gegen Sklaverei und Menschenhandel in ihren Lieferketten unternehmen.

Soziale Verantwortung der Unternehmen in den Schlagzeilen

Die Fähigkeit, zu zeigen oder zu beweisen, dass Ihr Unternehmen es mit der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR) ernst meint, ist für große Marken, die ins Rampenlicht geraten, von entscheidender Bedeutung, insbesondere angesichts der Leichtigkeit, mit der sich schlechte Nachrichten in der heutigen Welt, die leichten Zugang zu Informationen hat, verbreiten können.

Hier ist ein Beispiel für eine Schlagzeile, die langfristig negative Auswirkungen hatte:

"Textilarbeiter sind auch Jahre nach den Fabrikkatastrophen in Bangladesch und Pakistan immer noch unsicher".

Mehrere Jahre nach zwei tödlichen Fabrikkatastrophen in Bangladesch und Pakistan, bei denen mehr als 1 300 Arbeiterinnen und Arbeiter ums Leben kamen, sehen sich die europäischen Bekleidungsmarken, deren Produkte in den Fabriken hergestellt wurden, immer noch dem Druck von Menschenrechtsaktivisten sowie rechtlichen Schritten und Entschädigungsforderungen ausgesetzt, obwohl sie bereits Millionen von Dollar gezahlt haben.

Wenn eine solche Nachricht die Runde macht, kann der Schaden für den Ruf der Marke katastrophal sein und die Umsätze können einbrechen, so dass eine umfassende Schadensbegrenzung erforderlich ist, um wieder auf Kurs zu kommen.

Wie QIMA Ihnen helfen kann

Die QIMA-Auditoren sind für die Durchführung von Sozialaudits nach den wichtigsten international anerkannten Standards für Sozialaudits zertifiziert.

Auch wenn Ihr Unternehmen bereits über ein Programm zur sozialen Verantwortung verfügt, kann QIMA bestehende Ethik-Audit-Programme an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Unsere Ethik-Audit-Programme umfassen die folgenden Aspekte:

• Hygiene, Gesundheit und Sicherheit

• Abfallwirtschaft

• Kinder und Jugendliche arbeiten

• Arbeitspraktiken, einschließlich Zwangsarbeit, Arbeitnehmervertretung, Disziplinarmaßnahmen und Diskriminierung

• Arbeitszeiten und Löhne

• Kundenspezifische Protokolle für ethische Prüfungen

Erfahren Sie hier mehr über Ethical Audits.