Der BRCGS-Auditprozess: Was Sie erwartet und wie Sie sich vorbereiten können

Dieser Artikel erklärt, was der BRCGS-Audit bewertet, den damit verbundenen Prozess und wie man seine Abläufe bestmöglich auf einen erfolgreichen Audit vorbereitet. Sich mit einem gründlichen Verständnis des BRCGS-Audit-Prozesses auszustatten, kann Ihre Bereitschaft und Ihr Vertrauen erheblich erhöhen.

Was ist ein BRCGS-Audit?

Ein BRCGS-Audit (früher bekannt als BRC-Audit) ist eine umfassende Bewertung, die entwickelt wurde, um die Einhaltung der BRCGS-Standards Ihres Unternehmens zu überprüfen, wobei der Schwerpunkt auf Lebensmittelsicherheit und Qualität liegt. Es dient als entscheidender Schritt für Unternehmen, die eine BRCGS-Zertifizierung anstreben. Marken entlang der gesamten Lebensmittelversorgungskette, einschließlich Lebensmittelproduzenten, Hersteller, Verpackungshersteller und Lager- und Vertriebspartner, sind berechtigt, den BRCGS-Audit zu durchlaufen und eine Zertifizierung zu erlangen.

Der Audit untersucht verschiedene Aspekte der Unternehmensabläufe, von Lebensmittelsicherheitspraktiken und Qualitätsmanagementsystemen bis hin zu Betriebsstandards und Mitarbeiterschulungen, um sicherzustellen, dass sie die strengen Anforderungen der neuesten Version der Standards erfüllen.

Hintergrundinformationen: Was ist BRCGS? Alles, was Sie wissen müssen

Wichtige Bereiche, die während eines BRCGS-Audits bewertet werden

Die BRCGS-Standards und damit auch die Audit-Anforderungen sind auf die spezifische Rolle eines Unternehmens innerhalb der Lebensmittel-Lieferkette zugeschnitten, wie zum Beispiel pflanzenbasierte Produktion versus Verpackung und Verpackungsmaterialien. Unabhängig vom Sektor bewertet das Audit jedoch diese allgemeinen Bereiche:

Lebensmittelsicherheitsmanagementsysteme: Dazu gehören die Prozesse des Unternehmens zur Gefahrenanalyse, Risikomanagement und kritische Kontrollpunkte (HACCP). Auditoren bewerten die Effektivität des Lebensmittelsicherheitsplans, dessen Implementierung und laufende Verwaltung.

Standortstandards: Der physische Zustand des Standorts, einschließlich Sauberkeit, Wartung und Eignung zur sicheren Lebensmittelproduktion. Dies umfasst auch Schädlingsbekämpfung, Abfallmanagement und die gesamte Layoutgestaltung zur Vermeidung von Kreuzkontaminationen.

Produktkontrolle: Bewertung der Prozesse in Bezug auf Produktformulierung, Allergenmanagement und Produkttests zur Sicherstellung von Produktsicherheit und -qualität. Dies umfasst Maßnahmen zur Vermeidung von Lebensmittelbetrug und zur Gewährleistung einer genauen Produktkennzeichnung.

Prozesskontrolle: Der Audit untersucht betriebliche Kontrollen, um die gleichbleibende Produktion sicherer Lebensmittel zu gewährleisten. Dies umfasst Koch-, Kühl-, Aufwärm- und Prozesse zur Vermeidung von Kreuzkontaminationen.

Personal: Schulungen, Hygienepraxis und Gesundheitschecks der Mitarbeiter werden bewertet, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen zur Aufrechterhaltung der Produktsicherheit entsprechen. Der angemessene Gebrauch und das Management von Schutzkleidung werden ebenfalls bewertet.

Management-Engagement: Die Einbindung und das Engagement des oberen Managements zur Aufrechterhaltung der Lebensmittelsicherheitskultur, einschließlich der Kommunikation von Lebensmittelsicherheitszielen und kontinuierlichen Verbesserungspraktiken.

Wie wird der BRCGS-Audit-Prozess durchgeführt

Der BRCGS-Audit-Prozess ist eine strukturierte Abfolge, die dazu dient, die Einhaltung der entsprechenden Anforderungen zu bewerten.

Vor-Audit-Schritte

1. Anwendung und Vereinbarung: Unternehmen beginnen den Audit-Prozess mit der Einreichung eines Antrags, gefolgt von einer Überprüfung der Vereinbarung, um den Umfang des Audits zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle Parteien die Bedingungen verstehen.

2. Vorbereitung: Unternehmen müssen einer Zertifizierungsstelle wie QIMA/WQS wesentliche Hintergrundinformationen bereitstellen, einschließlich:

   • Zusammenfassung der Gefahren- und Risikoanalyse des Standorts und eventueller kritischer Kontrollpunkte (CCPs)

   • Prozessflussdiagramm

   • Einfacher Lageplan

   • Management-Organigramm

   • Liste der Produkte oder Produktgruppen, die im Audit-Umfang enthalten sind

   • Typische Schichtmuster

   • Produktionspläne

   • Aktuelle Qualitätsprobleme, Rückrufe, Rücknahmen oder Kundenbeschwerden und andere relevante Leistungsdaten

Dieser Schritt ist entscheidend, um den Umfang und den richtigen Standard zu identifizieren und sicherzustellen, dass der Auditor für alle im Umfang enthaltenen Produkte qualifiziert ist.

Audit-Durchführung

1. Umfangsvereinbarung: Der Umfang des Audits, einschließlich etwaiger Ausschlüsse, wird zwischen der Firma und dem Auditor vereinbart und stellt sicher, dass er mit den BRCGS-Anforderungen übereinstimmt.

2. Durchführung des Audits: Das Audit wird von einem zertifizierten Auditor durchgeführt, möglicherweise begleitet von einem anderen Fachmann zu Ausbildungs- oder Beurteilungszwecken. Der Prozess bewertet verschiedene operative Bereiche gegen die BRCGS-Standards. Das Audit selbst dauert in der Regel etwa 2-3 Tage.

3. Berichterstattung: Ein detaillierter Bericht im BRCGS-Format wird erstellt, der die Audit-Befunde und etwaige Abweichungen dokumentiert. Dieser Bericht ist maßgeblich für die nächsten Schritte im Zertifizierungsprozess.

Nach dem Audit-Prozess

1. Abweichungen und Korrekturmaßnahmen: Wenn Abweichungen (NCs) identifiziert werden, muss das Unternehmen Korrekturmaßnahmen ergreifen und einen präventiven Maßnahmenplan zur Behebung der Ursachen entwickeln. Die Zertifizierungsentscheidung hängt von der Lösung dieser Abweichungen ab.

Es kategorisiert Audit-Befunde in drei Ebenen der Abweichung: kritisch, schwerwiegend und geringfügig, je nach Schwere des festgestellten Problems. Standorte, die ihren ersten Audit durchlaufen, haben bis zu 90 Tage nach dem Audit Zeit, um alle NCs zu beheben. Im Gegensatz dazu haben Standorte, die bereits zertifiziert sind, ein kürzeres Zeitfenster von 28 Tagen, um ihre Korrekturmaßnahmen abzuschließen. Wir empfehlen, den Korrekturmaßnahmenbericht und unterstützende Beweise innerhalb von 24 Kalendertagen (86 Kalendertage für die Erstzertifizierung) einzureichen, um etwas Spielraum für Nachfragen zu haben, falls die zunächst eingereichten Informationen unvollständig sind.

Sie werden die Möglichkeit haben, Details mit Ihren Auditoren während des Abschlussgesprächs zu besprechen.

1. Zertifizierungsentscheidung: Basierend auf dem Audit-Bericht und der Lösung etwaiger Abweichungen trifft die Zertifizierungsstelle eine Zertifizierungsentscheidung. Das Ergebnis kann von einer vollständigen Zertifizierung bis zur Notwendigkeit zusätzlicher Maßnahmen des Unternehmens reichen.

2. Bericht und Zertifikatsausstellung: Sobald die Zertifizierung erteilt ist, werden der Abschlussbericht und das Zertifikat im BRCGS-Verzeichnis hochgeladen und dem Kunden zugänglich gemacht. An diesem Punkt können Sie Ihre Zertifizierung mit Partnern und Kunden teilen oder anzeigen.

Zeitliche Erwägungen für BRCGS-Audits

Der BRCGS-Audit-Prozess, von der ersten Bewerbung bis zur Zertifizierungsentscheidung, kann je nach mehreren Faktoren in der Dauer variieren, einschließlich der Bereitschaft des Unternehmens, der Anzahl und Komplexität der Nichtkonformitäten, der Sorgfalt bei der Lösung von Abweichungen und der Qualität und Vollständigkeit des Korrekturmaßnahmenberichts.

Im Allgemeinen kann der Prozess mehrere Wochen bis einige Monate dauern, wobei der Abschlussbericht in der Regel innerhalb von 42 Kalendertagen nach Abschluss der Prüfung und das Zertifikat innerhalb von 49 Kalendertagen nach dem Prüfungstermin ausgestellt wird. Die Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Zertifizierungsstelle wie QIMA/WQS kann Ihnen helfen, den Zertifizierungsprozess zu optimieren.

BRCGS-Zertifizierung dauert typischerweise ein Jahr, wobei jährliche erneute Überprüfungen erforderlich sind, um die fortlaufende Einhaltung der Standards zu gewährleisten. BRCGS-Ausgabe 9 beinhaltet die Anforderung für mindestens eine unangekündigte Prüfung alle drei Jahre, um die Integrität der Zertifizierung zu bewahren.

Prüfung mit Zertifizierung verknüpfen

Das Audit ist integraler Bestandteil der Erlangung der BRCGS-Zertifizierung. Es bietet eine gründliche Bewertung der Einhaltung der Standards durch ein Unternehmen und identifiziert Bereiche der Exzellenz sowie solche, die Verbesserungen benötigen. Die erfolgreiche Behebung der Prüfungsergebnisse und die Einhaltung der BRCGS-Standards führen zur Zertifizierung und zeigen das Engagement eines Unternehmens für Lebensmittelsicherheit und Qualität. Die BRCGS-Zertifizierung wird weltweit anerkannt und eröffnet neue Märkte sowie das Vertrauen der Verbraucher und Einzelhändler.

Wie kann ich mein Unternehmen auf ein Audit vorbereiten?

Um sich auf ein BRCGS-Audit vorzubereiten, ziehen Sie die folgenden umsetzbaren Schritte in Betracht, die sich auf den Aufbau der Grundlagen für Lebensmittelsicherheit und Qualität konzentrieren:

1. Verstehen Sie die Lebensmittelsicherheit und wie diese auf Ihr Produkt zutrifft. Wissen Sie, was Ihr Produkt sicher macht, damit Sie Programme entwickeln können, die für Sie funktionieren.

2. Verstehen Sie den BRCGS-Standard und wie er auf Ihr Produkt und Ihre Prozesse zutrifft. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Programme während eines Audits zu verteidigen.

3. Nehmen Sie an einer BRCGS-Vorbewertung teil. Einige Unternehmen machen gerne Vorbewertungen, bevor das eigentliche Audit stattfindet, um ihre Programme in einer stressfreien Umgebung testen zu lassen. 

Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung: Über die Vorbereitung auf das Audit hinaus ist es wichtig, eine Kultur zu pflegen, die kontinuierliche Verbesserungen in den Praktiken zur Lebensmittelsicherheit und Qualität wertschätzt. Ermutigen Sie zu Feedback von Mitarbeitern auf allen Ebenen und überprüfen Sie regelmäßig Prozesse und Systeme, um Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren.

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