Wie wichtig ist ein effektives internes Auditprogramm und wie kann es implementiert werden?

Interne Audits sind eine wesentliche Ressource zur Förderung von Effizienz, Transparenz und Regelkonformität in Organisationen und stellen einen differenzierenden Faktor für den Geschäftserfolg dar. Gemäß ISO 19011:2018 werden Audits als der "systematische, unabhängige und dokumentierte Prozess zur Erlangung objektiver Nachweise und deren objektiver Bewertung, um festzustellen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind" definiert. In diesem Kontext ist es wichtig, die Rolle des Auditors zu definieren, der qualifiziert sein muss, da er den gesamten Prozess und das Managementsystem untersucht, beobachtet und bewertet.

Notwendigkeit der Regelkonformität und kontinuierlichen Verbesserung

Interne Audits sind entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und internationaler Standards wie BRCGS, IFS, FSSC 2200 und SQF. Eine Studie von PwC Brasilien zeigt, dass 62 % der Unternehmen, die regelmäßige interne Audits durchführen, eine signifikante Reduzierung von Nichtkonformitäten und den damit verbundenen Strafen verzeichnet haben. Die Einhaltung der Anforderungen der geltenden Normen und Standards vermeidet Strafen, rechtliche Risiken und garantiert die Aufrechterhaltung internationaler Zertifizierungen. Die Ermittlung von Verbesserungschancen ist entscheidend, um eine proaktive Kultur der Schwachstellenidentifizierung zu fördern und eine Lücke zu verhindern, die zu einer ernsthafteren Abweichung werden könnte.

Herausforderungen in der Lebensmittelbranche

Die Lebensmittelindustrie steht vor mehreren Risiken, die mit Nichtkonformitäten und mangelnder Qualitätskontrolle verbunden sind, wie z. B. Produktrückrufen und Vertrauensverlust der Verbraucher. Laut dem Food Safety and Inspection Service (FSIS) waren über 25 % der Lebensmittelrückrufe in den USA im Jahr 2020 auf Fehler in der internen Qualitätskontrolle zurückzuführen. Der Prozess des Risikomanagements bewertet und erhöht Risiken, die noch nicht verwaltet wurden, definiert Maßnahmen zur Minderung neu und überprüft die Wirksamkeit der bereits umgesetzten Maßnahmen.

Durchführung interner Audits

Interner Auditprozess Interne Audits, auch als Erstaudits bekannt, werden von der Organisation selbst mit eigenem Personal oder durch beauftragte Fachleute durchgeführt und erfolgen, um Konformitätsnachweise im Managementsystem und die Einhaltung der Anforderungen des Standards zu suchen. Die von der GFSI anerkannten Zertifizierungsstandards wie BRCGS Food, IFS Food, FSSC 22000 und SQF beschreiben das interne Auditprogramm als eines ihrer Anforderungen und es muss mindestens Folgendes enthalten: - Einen Plan (Programm und/oder Verfahren), der den Umfang und die Kriterien bestimmt; - Häufigkeit; - Kompetenz der Auditoren; - Aufzeichnungen (Bericht und Aktionsplan); - Kommunikation der Ergebnisse. Die Tabelle unten vergleicht die Anforderungen der internen Audits der GFSI-Standards.

Vergleich der Anforderungen an interne Audits zwischen den Standards:

BRCGS Food - Anforderung 3.4

• Programm für interne Audits.

• Häufigkeit: 4 Mal im Jahr und die Häufigkeit jeder Aktivität sollte in Bezug auf das damit verbundene Risiko und die frühere Leistung festgelegt werden.

• Umfang: HACCP, PPRs, Lebensmittelsicherheit, Betrug, interne Verfahren zur Erlangung des Standards.

• Aufzeichnungen über Konformität und/oder Nichtkonformität.

• Plan für Korrektur- und Präventivmaßnahmen und deren Fristen.

• Kommunikation: Die Ergebnisse müssen an diejenigen, die für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich sind, und an das Management kommuniziert werden.

• Anforderung für interne Auditoren: kompetent, geschult und unabhängig von der zu auditierenden Funktion.

IFS Food - Anforderung 5.1

• Programm für interne Audits.

• Häufigkeit: alle 12 Monate und sollte nicht 15 Monate überschreiten. Gerne kann das); - Abweichungen und Nichtkonformitäten sollten in einem Risikoassessment öfter bewertet werden.

• Umfang: Alle Anforderungen des IFS-Standards.

• Aufzeichnungen über Konformität, Abweichungen und Nichtkonformitäten.

• Kommunikation: Die Ergebnisse müssen dokumentiert und dem Management sowie den verantwortlichen Personen für die fraglichen Aktivitäten mitgeteilt werden.

• Anforderung für interne Auditoren: kompetent und unabhängig von der auditieren Abteilung.

SQF Food - Anforderung 2.5.4

• Verfahren mit Methoden und Verantwortung für die Programmierung.

• Häufigkeit: mindestens jährlich.

• Umfang: alle SQF-Standards.

• Aufzeichnungen über Konformität und/oder Nichtkonformität.

• Aktionsplan für Korrektur- und Präventivmaßnahmen für festgestellte Mängel.

• Kommunikation: Die Ergebnisse müssen den relevanten Managern und den für die Umsetzung und Überprüfung der Korrektur- und Präventivmaßnahmen zuständigen Mitarbeitern mitgeteilt werden.

• Anforderung für interne Auditoren: geschult und kompetent in internen Auditverfahren und unabhängig von der zu auditierenden Funktion.

FSSC 22 - Anforderung 9.2 der ISO 22000:2018

• Programm mit Planung, Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Planungs- und Berichtsanforderungen, unter Berücksichtigung der Wichtigkeit der beteiligten Prozesse, Änderungen am HSEMS und der Ergebnisse der Überwachung, Messung und vorheriger Audits.

• Umfang und Kriterien, die vom Unternehmen festgelegt werden.

• Bericht: Audit-Eergebnisse.

• Aktionsplan: geeignete Korrekturen und Korrekturmaßnahmen innerhalb vereinbarter Fristen; es sollte eine Überprüfung der getroffenen Maßnahmen und eine Berichterstattung über die Überprüfungsergebnisse geben.

• Kommunikation: Die Ergebnisse werden dem Lebensmittelsicherheitsteam und dem entsprechenden Management gemeldet.

• Anforderung für interne Auditoren: kompetent und unvoreingenommen.

Vorteile von internen Audits

Ordnungsgemäß durchgeführte interne Audits, mit Ernsthaftigkeit und Unterstützung des Managements, fügen dem Unternehmen eine Reihe von Werten hinzu. Dazu gehören:

Sicherstellung der Regelkonformität: Sie helfen sicherzustellen, dass Prozesse mit den Anforderungen der festgelegten Standards übereinstimmen, Strafen vermeiden und die Aufrechterhaltung von Zertifizierungen garantieren. Laut einer Studie von Harvard Business Review sind Unternehmen, die regelmäßige interne Audits durchführen, 30 % weniger wahrscheinlich, regulatorische Strafen zu erleben.

Ermittlung von Verbesserungspotenzial: Sie fördern eine proaktive Kultur bei der Schwachstellenidentifizierung, um zu verhindern, dass kleine Abweichungen zu ernsthaften Problemen werden. Basierend auf diesem Prinzip ist es möglich, Prozesse neu zu bewerten und zu verstehen, wo es Möglichkeiten gibt, eine Aktivität besser zu entwickeln, einen Prozess zu überprüfen oder sogar eine Stufe zu eliminieren, um die Arbeit effektiver zu machen.

Erhöhung der betrieblichen Effizienz: Steigert die Effizienz der betrieblichen Prozesse, reduziert Nacharbeiten und Nachbearbeitungen.

Risikomanagement: Erkennt und verwaltet Risiken im Zusammenhang mit Managementsystemen, indem diejenigen neu bewertet werden, die noch nicht erfasst wurden, Maßnahmen zur Risikominderung neu definiert und die Wirksamkeit der bereits umgesetzten Maßnahmen überprüft.

Verbesserung von Ruf und Glaubwürdigkeit: Demonstriert das Engagement des Unternehmens für Qualität, Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung, erhöht das Vertrauen von Kunden, Partnern und Stakeholdern. Intern fördert es eine Verbesserung der Qualitätssicherungs- und Sicherheitskultur der Mitarbeiter und der Organisation.

Kontinuierliche Verbesserung und höhere Wettbewerbsfähigkeit

Internes Audit ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung durch Überprüfung des Managementsprogramms, da das Unternehmen durch die Ermittlung und Behandlung von Nichtkonformitäten seinen Prozess verbessert und stärkt.

Daher ist internes Audit für jedes Unternehmen, das Exzellenz in der Lebensmittelproduktion anstrebt, unerlässlich, indem nicht nur die Produktqualität und -sicherheit, sondern auch Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt garantiert werden, um eine sicherere und erfolgreichere Zukunft für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Quellen:

1. Norma ABNT NBR ISO 19011/2018 - Richtlinien für Managementsystem-Audits.

2. Fallstudien der Harvard Business Review über interne Audits.

3. PwC-Bericht über Unternehmensreputation und Audits.

4. Daten des Food Safety and Inspection Service (FSIS) zu Lebensmittelrückrufen.

5. Norm BRCGS Food Ausgabe 9

6. Norm IFS Lebensmittel Ausgabe 8

7. Norm ABNT NBR ISO 22000:2018.

8. Norm SQF: Codex für Lebensmittelsicherheit: Lebensmittelherstellung, Ed. 9